Grunnleggende om Internkontroll

Definisjon og Formål

Internkontroll er en systematisk prosess som skal sikre at virksomheten når sine mål og oppfyller kravene i gjeldende lover og forskrifter. Formålet med internkontroll er å gi rimelig sikkerhet for at virksomheten driver målrettet og effektivt, har pålitelig rapportering og overholder lover og regler. Dette innebærer at virksomheten må ha en systematisk tilnærming til å identifisere, vurdere og håndtere risikoer som kan påvirke måloppnåelsen og etterlevelsen av lover og forskrifter.

Internkontrollforskriften

Internkontrollforskriften er en forskrift som stiller krav til virksomheter om å ha et system for internkontroll. Forskriften presiserer at internkontroll skal være tilpasset virksomhetens art, aktiviteter og størrelse, og at det skal være en jevnlig vurdering av om internkontrollsystemet fungerer som tiltenkt. Videre skal internkontrollsystemet dokumenteres og gjøres tilgjengelig for de ansatte.

Risikovurdering og Kontrollaktiviteter

For å oppfylle kravene i internkontrollforskriften må virksomheten gjennomføre en risikovurdering. Risikovurderingen skal identifisere og vurdere risikoer knyttet til virksomhetens aktiviteter og måloppnåelse. På bakgrunn av risikovurderingen skal virksomheten utarbeide kontrollaktiviteter som skal bidra til å redusere risikoene. Kontrollaktivitetene kan være alt fra rutiner og prosedyrer til fysiske tiltak og tekniske løsninger.

For å oppsummere, internkontroll er en systematisk prosess som skal sikre at virksomheten når sine mål og overholder lover og forskrifter. Det er et krav om å ha et system for internkontroll, tilpasset virksomhetens art, aktiviteter og størrelse. Risikovurdering og kontrollaktiviteter er sentrale elementer i internkontrollsystemet.

Implementering og Oppfølging

Implementering og oppfølging av internkontroll er en viktig del av virksomhetsstyringen og skal understøtte styringen og bidra til at virksomhetens mål nås. Det er viktig å ha en plan for implementeringen av internkontroll, og denne planen bør inkludere alle relevante rutiner, verktøy og kontroller som er nødvendige for å sikre at internkontrollen fungerer som den skal.

Planlegging og Organisering

Planlegging og organisering av internkontrollen er en sentral del av implementeringsprosessen. Det er viktig å ha en klar og tydelig plan for hvordan internkontrollen skal gjennomføres, og denne planen bør inkludere alle relevante aktiviteter og kontroller som er nødvendige for å sikre at internkontrollen fungerer som den skal. Det er også viktig å ha en god organisering av internkontrollen, slik at alle ansatte vet hvilke oppgaver de har og hvem som har ansvar for hva.

Rapportering og Tiltak

Rapportering og tiltak er også viktige elementer i implementeringsprosessen. Det er viktig å ha gode rutiner for rapportering av avvik og andre hendelser som kan påvirke internkontrollen. Dette kan inkludere rapporteringsskjemaer, loggføring av hendelser og andre verktøy som kan hjelpe til med å identifisere og rapportere avvik. Det er også viktig å ha gode rutiner for tiltak, slik at avvik kan håndteres på en effektiv og rask måte.

Kvalitet og Forbedring

Kvalitet og forbedring er også sentrale elementer i implementeringsprosessen. Det er viktig å ha gode rutiner for kvalitetssikring av internkontrollen, slik at man kan være sikker på at den fungerer som den skal. Dette kan inkludere kontroller av systemer og prosesser, samt evaluering av resultater og effektivitet. Det er også viktig å ha gode rutiner for forbedring av internkontrollen, slik at man kan identifisere og håndtere eventuelle svakheter eller mangler i systemet.

Implementering og oppfølging av internkontroll er en kontinuerlig prosess, og det er viktig å ha en god egenkontroll og kontrollaktiviteter på plass for å sikre at systemene fungerer som de skal. Det er også viktig å ha gode systemer for rapportering og oppfølging av avvik, samt gode rutiner for kvalitetssikring og forbedring av internkontrollen. Med en god planlegging og organisering av internkontrollen, kan virksomheten oppnå en effektiv og pålitelig internkontroll som bidrar til å nå virksomhetens mål på en trygg og effektiv måte.